Personeelsreglement

Arbeidsovereenkomst ontoereikend

De laatste tijd word ik regelmatig benaderd door werkgevers die mij verzoeken een personeelshandboek op te stellen. Het doet mij goed om te zien dat steeds meer werkgevers het belang hiervan inzien. In een arbeidsovereenkomst kan nou eenmaal niet alles worden geregeld.

Wat moet een werkgever regelen?

Werkgevers verwachten een bepaald gedrag van hun werknemers op de werkvloer en willen graag beschrijven hoe werknemers in bepaalde situaties (ziekte, conflicten met collega’s, etc.) moeten handelen. Een personeelshandboek leent zich daar bij uitstek voor en kan er ook voor zorgen dat werkgevers heel concreet op hun bedrijfsvoering gerichte regels kunnen opstellen. Worden die regels overtreden dan kan de werkgever sneller aantonen dat een ontslag (al dan niet op staande voet) gerechtvaardigd is.

Belang van een personeelsregelement

Om het belang van een personeelsreglement te benadrukken, wil ik twee uitspraken aanhalen.

Toesturen gegevens van de werkgever

In de eerste uitspraak van de rechtbank Gelderland ontdekte de werkgever dat één van zijn werknemers een databestand met gegevens van kandidaten (de werkgever hield zich bezig met arbeidsbemiddeling) naar zichzelf toe gemaild had. De werkgever achtte dit ontoelaatbaar, startte een procedure en vroeg de rechter te verklaren dat de werknemer hierdoor onrechtmatig had gehandeld. De werknemer gaf aan dat hij thuis werkte en dat het daarbij noodzakelijk was om het bestand naar zichzelf toe te mailen. De werkgever vond dat dit niet kon. Zij was bang dat de lijst door derden zou worden gebruikt of dat dit al gebeurd was. Ze voelde zich bestolen door haar eigen werknemer.

Geen bewijs onrechtmatig gebruik

In deze kwestie wees de rechter de vorderingen van de werkgever af. De rechter achtte het niet aangetoond dat het bestand daadwerkelijk buiten 

de eigen bedrijfsactiviteiten is gebruikt. Als de werkgever helemaal niet gewild had dat het bestand naar privé e-mailadressen van werknemers zou worden gestuurd, dan was het aan deze werkgever om daarover regels op te stellen (bijvoorbeeld in een personeelshandboek). Nu de werkgever dit niet had gedaan, was niet aangetoond dat de werknemer onrechtmatig heeft gehandeld.

Wel regels – wel gelijk

In een uitspraak van de rechtbank Amsterdam had een werkgever wel duidelijke regels opgesteld en maatregelen genomen. Dit heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat hij in het gelijk werd gesteld.

Strenge gedragscode

Het ging hier om een medewerker van een ziekenhuis die verplicht was een gedragscode te ondertekenen. Hierin staat vermeld dat de werknemers hun werk niet mogen gebruiken om iets voor familie of vrienden te regelen. Er wordt een strikt beleid gehanteerd binnen de instelling omdat zij te maken hebben met medische gegevens. De werkgever kon dit controleren. Bij het inzien van de gegevens verscheen bovendien een pop-up met de vraag of er daadwerkelijk een behandel-of administratieve reden bestaat om dit bestand te openen. Alleen wanneer de vraag met ja wordt beantwoord, kan de betreffende medewerker verder gaan met het dossier.

Inzien familiedossier

De medewerker bleek gehandeld te hebben in strijd met de geldende regels toen zij een medisch dossier van haar drugsverslaafde halfbroer opgevraagd had en hij hier een klacht over had ingediend.

Duidelijke regels

Juist omdat de werkgever zulke duidelijke regels heeft gesteld en er middels een pop-up nog extra voor gezorgd heeft dat de werknemers er bewust van zijn wat de regels zijn en de werknemer deze toch heeft overtreden, werd het gegeven ontslag op staande voet door de rechtbank in stand gehouden.

Meer informatie

Voorgaande uitspraken laten zien hoe groot het belang is van het opstellen van duidelijke regels. Wilt u weten of voor uw bedrijf een dergelijk personeelsreglement, protocol of gedragscode ook uitkomst kan bieden, neemt u dan contact op met onze advocaat mr. Suzanne van Dijsseldonk.